| A2P, solutions informatiques pour l'Administration de Biens |
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| AGPC, les assemblées générales |
| AGPC est un logiciel qui permet de réaliser toutes les étapes d'une Assemblée Générale depuis la constitution de l'Ordre du Jour jusqu'à la diffusion du Procès Verbal aux copropriétaires avec l'édition des recommandés. |
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| I. Gestion globale depuis Sextant et autonomie d'AGPC |
Sextant permet de gérer de façon globale toutes les AG du cabinet. Un tableau de bord récapitulatif vous permet de voir en un clin d'oeil quelles sont les AG à convoquer, les AG à diffuser, celles qui deviennent urgentes du fait du délai de convocation ou de diffusion. Il est également possible de ne voir que les AG d'un service ou d'un collaborateur.
Sextant vous permet de créer une AG en quelques clics ou bien encore d'en dupliquer une existante afin d'en récupérer l'Ordre du Jour pour un autre immeuble.
Enfin, Sextant vous permet d'exporter une AG sur un ordinateur portable ou sur une clé USB afin de tenir l'AG en dehors de vos locaux. |
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| II. Constitution de l'Ordre du Jour et convocation des copropriétaires |
La première étape après avoir créé une AG est la constitution de son Ordre du Jour.
Pour ce faire, AGPC s'appuie sur un dictionnaire de résolutions dites standards. Ces résolutions sont des résolutions qui servent de modèle. Ainsi pour fabriquer votre Ordre du Jour, vous n'avez qu'à sélectionner les résolutions standards du dictionnaire.
Lorsque votre Ordre du Jour est prêt, AGPC récupère alors toutes les résolutions sélectionnées pour en générer un document Word complet. La génération vers Word permet d'avoir une souplesse totale sur la mise en forme du document souhaité. Toute la mise en page est automatique puisqu'elle tient compte des options que vous avez choisi dans AGPC.
Enfin, lorsque votre Ordre du Jour a été généré dans Word, il ne vous reste plus qu'à le diffuser. AGPC vous permet notamment de réaliser un mailing et d'éditer des recommandés avec gestion d'un bordereau. |
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| III. Tenue de l'AG et diffusion du Procès Verbal |
Pour tenir votre Assemblée, vous n'avez besoin que d'un ordinateur portable. Si votre assemblée ne se déroule pas dans vos locaux, Sextant vous permet de l'importer et votre AG devient alors complètement autonome.
Vous ouvrez votre AG et vous sélectionnez la résolution que vous souhaitez voter. Il n'y a qu'à renseigner le vote des copropriétaires (Pour, Contre, Abstention) soit en le saisissant directement dans une colonne soit en shootant un code-barre avec une douchette. Le calcul du résultat de la résolution est automatique en fonction du groupe de vote, des quotes-part des copropriétaires présents et/ou inscrits.
De nombreuses fonctionnalités sont implémentées dans AGPC afin de libérer du temps au gestionnaire. Parmi ces fonctionnalités, on peut citer la gestion des mandataires, des secondes lectures, des résolutions spéciales pour les Travaux,le Bureau et le Conseil Syndical, la visualisation en temps réel du statut de la résolution au cours du vote...
Quand toutes les résolutions ont été votées, il ne reste plus qu'à cliquer sur 'Génération du Procès Verbal'. Comme pour l'Ordre du Jour, AGPC va fabriquer un document Word en renseignant pour chaque résolution son statut, le nom et le nombre de tantièmes des copropriétaires opposants et/ou défaillants, les entrées/sorties au cours du vote... Il ne reste plus qu'à imprimer le Procès Verbal et à le faire signer par le Bureau à la fin de l'Assemblée comme l'exige la législation. |
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| IV. Synchronisation avec PHV et archivage |
Lorsque l'AG est terminée, il reste simplement à diffuser le Procès Verbal signé lors de l'AG aux copropriétaires.
Mais AGPC permet également de synchroniser les résolutions votées avec PHV. Il est ainsi possible de mettre à jour automatiquement le Conseil Syndical mais aussi les résolutions Travaux. Le budget total des travaux, les honoraires Syndic ainsi que les différents appels sont intégrés dans l'échéancier Travaux du module comptable PHV par un simple clic.
Lorsque vous avez synchronisé PHV avec votre AG, vous pouvez l'archiver. L'AG archivée n'apparait plus dans la liste des AG vivantes mais son Procès Verbal est automatiquement inséré dans les Archives accessible à tout le monde. L'Ordre du Jour est également conservé pour gagner du temps lors de la constitution de l'Ordre du Jour de la prochaine assemblée. |
| Pour plus d'informations, consultez la brochure d'AGPC :
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