| A2P, solutions informatiques pour l'Administration de Biens |
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| Archives, l'édition transversale |
| Tous les documents générés par le progiciel comptable PHV sont automatiquement archivés au format PDF (Portable Document Format) et indéxés dans la base de données des archives. |
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| Pourquoi édition transversale ? |
Le module Archives s'appuie non pas sur une arborescence comme c'est généralement le cas mais sur une base de données.
Ainsi lorsque le progiciel PHV génère des documents comptables, il les archive et les indexe automatiquement, c'est-à-dire qu'il va stipuler pour chaque document qu'il s'agit du compte de gérance du propriétaire X ou de la quittance du locataire Y par exemple.
L'avantage considérable d'une base de données est que l'on peut par la suite l'interroger pour n'extraire que les archives correspondant à certains critères : on effectue des requêtes dans la base.
Ainsi il devient possible de lister toutes les archives d'un immeuble entre 2 dates ou bien les archives d'un copropriétaire en particulier. On peut voir également tous les bulletins de salaires d'un concierge qui travaille dans plusieurs immeubles. On parle alors d'édition transversale. |
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Vous venez d'obtenir un nouveau mandat et le plus dur commence puisqu'il faut dans un premier temps récupérer toute la comptabilité de l'immeuble. La tâche s'avère souvent laborieuse, qui plus est quand des documents viennent à manquer.
La solution est le module des Archives autonomes. Ce module vous permet d'extraire une partie de vos archives sur un CD-Rom ou une clé USB. On peut par exemple extraire toute la comptabilité d'un immeuble sur les 3 derniers exercices.
Ce support autonome fonctionne sans aucune installation et peut faire l'objet d'une prestation que vous facturez au confrère qui reprend votre mandat par exemple ou à toute autre personne susceptible d'avoir besoin de consulter les archives sans pour autant avec le système informatique adéquat. |
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