| A2P, solutions informatiques pour l'Administration de Biens |
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| Geka, la GED évènementielle |
| Geka est un logiciel de GED (Gestion Electronique des Documents) évènementielle complètement dédié aux problématiques des Administrateurs de Biens. |
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| I. Qu'est-ce qu'une GED ? |
Une GED est une application qui permet de numériser et d'indexer tous les documents entrants et sortants de votre Cabinet.
Les documents entrants correspondents aux factures, aux devis, aux courriers, aux mails de vos fournisseurs. Et les documents sortants correspondent à vos demandes d'OS, aux fax, aux lettres d'informations. Tous ces documents sont intégrés dans Geka de telle sorte que tout le monde puisse y avoir accès de n'importe où.
Ces documents sont donc numérisés pour être intégrés dans la base de données de Geka et ensuite indexés. L'indexation des documents permet de les retrouver de manière transversale. Ainsi il devient possible de consulter tous les courriers relatifs à tel immeuble ou de lister toutes les factures de tel ou tel fournisseur.
La numérisation et l'indexation des documents entrants est grandement facilitée par Geka grâce à une interface intuitive et simple tandis que l'intégration des documents sortants est, quant à elle, complètement automatique et transparente. |
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| II. Qu'est-ce qu'une GED évènementielle ? |
Une GED évènementielle est une application qui conjugue tous les avantages d'une GED classique avec les avantages d'un outil complètement dédié aux métiers de l'Administration de Biens et à ses spécificités.
Le caractère "évènementiel" de Geka tient au fait qu'il peut s'adapter à vos méthodes de travail avec une très grande souplesse. Prenons l'exemple d'un sinistre qui est un évènement ni rare ni fréquent dans la vie d'un cabinet. Pour gérer au mieux votre sinistre, vous avez au préalable renseigné dans Geka la procédure à suivre, c'est-à-dire les différentes tâches que vous faîtes en pareil cas.
Ainsi pour gérer votre sinistre, vous n'avez qu'à cliquer dans Geka sur 'Créer un évènement' et sélectionner 'Sinitre - Fuite d'eau'. Geka ouvre alors une fenêtre vous indiquant toutes les tâches à faire selon une certaine chronologie et avec des degrés d'urgence differents pour chaque tâches ainsi que des rappels automatiques sur les tâches non validées. On peut imaginer par exemple que la première tâche sera 'Appeler les pompiers', la seconde 'Prévenir l'assurance de l'immeuble', la troisième 'Faire une demande d'OS au plombier qui a un contrat avec la copropriété', etc. Toutes ces tâches peuvent être adaptées selon vos méthodes de travail et n'empêche pas pour autant une gestion plus improvisée.
Geka allie la rigueur d'une procédure avec la liberté d'un outil polyvalent et intuitif. |
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| III. Les fonctionnalités de Geka |
| Les fonctionnalités de Geka sont très nombreuses et s'appuient les unes sur les autres. Parmi ces fonctionnalités, on peut citer : |
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| Le serveur de fax permet d'envoyer un fax automatiquement à un ou plusieurs destinataires sans avoir à saisir les numéros et sans avoir à gérer les tonalités occupées. Le fax est envoyé et son rapport d'envoi avec vignette intégrée est automatiquement imprimé sur votre bureau ou en envoyée sur votre messagerie. De plus le fax et son rapport d'envoi sont directement accessibles dans Geka. |
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| Création de processus conditionnés |
Les processus conditionnés vous permettent d'adapter Geka à vos méthodes de travail. Il vous suffit de créer un processus et de lui spécifier quelles sont les tâches qui devront être réaliser lorsque un évènement utilisera ce processus comme canevas. La souplesse de la personnalisation des processus est très grande et permet de formaliser efficacement vos procédures Cabinet existantes.
Des processus modèle existent néanmoins et peuvent être adaptés à vos besoins. On peut citer notamment : 'Sinistre Eau', 'Changement de code', 'Renouvellement de contrat fournisseur'... |
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| Gestion des Ordres de Service |
| Tous les cabinets le savent, les Ordres de Service font partie du quotidien dans la vie d'un Syndic. Geka a donc une gestion optimisée des OS qui sont des évènement spéciaux. Des statistiques permettent d'avoir une vue d'ensemble de tous les OS émis. Savoir si un OS a été réalisé ou facturé devient facile. Imprimer tous les OS d'un immeuble sur une période se fait en un clic. |
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| Tableau de bord des collaborateurs |
| Le tableau de bord permet à chaque utilisateur de Geka d'avoir un récapitulatif des tâches à faire sur ses immeubles. Le tableau de bord interroge toute la base de données de Geka pour ordonner les taches les plus urgentes, les courriers en attente, les rendez-vous prévus ce jour, les mails à envoyer... Ce tableau de bord permet également d'avoir une vue globale des dossiers en cours. |
| Pour plus d'informations, consultez la brochure de Geka :
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